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ESPACE PRO

Gestion d’agenda externalisée

Vous recherchez un prestataire pour externaliser vos rendez-vous et plus largement votre agenda ?

En plus de vous faire gagner un temps précieux, la gestion d’agenda externalisée vous permet également de vous concentrer sur votre cœur de métier. Nous sommes spécialisés dans la gestion d’agenda, la réception des appels entrants via une hotline dédiée, la prise de rendez-vous… Bref, tous les services d’un secrétariat externalisé. 

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Services en gestion d’agenda externalisé :

Gestion et prise des rendez-vous

Nous gérons pour vous, les prises, les confirmations, les reports et les annulations de rendez-vous. Vous accédez à votre agenda partagé, les rendez-vous se positionnent au fur et à mesure de la réception des appels entrants, ce qui vous permet de gagner en efficacité sur les tâches moins chronophages de votre activité. 

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Mise à jour et tenue de votre agenda

Avec Fiducia Services, vous êtes certain de retrouver votre agenda à jour avec vos rendez-vous positionnés, un reporting des appels émis/reçus avec les numéros des correspondants (cela vous permet d’identifier rapidement votre clientèle). 

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illustration Relance et Gestion d'agenda externalisé

Organisation et planification

Nous pouvons également vous aider à réorganiser votre agenda numérique à votre demande, en sachant qu’un agenda ne doit comporter que des rendez-vous et des mémos. Il est également possible que vous ayez besoin d’une liste de tâches, ou de planifier des conf call, mais également pour toute autre demande qui peut être urgente, sachez que nos standardistes externalisées sont très réactives. 

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Reporting des statistiques

Vous saurez absolument tout ! Le nombre d’appels émis, reçus, les numéros des correspondants, la date et l’heure de l’appel, sa durée etc. Notre solution vous permet de gagner un temps précieux que vous pouvez mettre à profit pour développer votre activité. 

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illustration Reporting de l'action commerciale suite action télémarketing prospection par téléphone

Les questions que nos clients nous posent souvent :

A qui s’adresse la gestion d'agenda externalisée ?

En bref ? A tout le monde ! Que vous soyez un médecin, un avocat, un dentiste, une prothésiste ongulaire, un salon de coiffure, une entreprise (dans n’importe quelle branche de métier) nous pouvons gérer votre planning. Nous possédons un logiciel qui permet la prise de RDV en ligne 24h / 24h et qui peut s’adapter à toute type de demande. 

J'ai déjà un agenda en ligne, suis-je concerné ? 

BIEN SUR ! Nous pouvons, encore une fois grâce à notre logiciel, fusionner votre agenda sur notre plateforme et pouvoir y avoir accès. La synchronisation se fera automatiquement et vous le verrez apparaitre de votre côté immédiatement. Nous travaillons actuellement avec divers agendas comme Doctolib, Maiia, Google Agenda, WZ Agenda, Clic RDV, Planity.. 

En combien de temps l’agenda partagé peut-il être mis en place ?

Tout comme la ligne lors de notre prestation de permanence téléphonique, le dossier complet peut être mis en place en moins d’une heure.  

Comment facturez-vous la gestion d’agenda externalisée ?

Cela dépend de la prestation que vous choisissez. 

Si vous souhaitez la gestion d’agenda avec la permanence téléphonique nous vous facturerons un petit forfait et les appels (entrants & sortants) si vous avez besoin d’une gestion d’agenda suite à des mails reçu ou des instructions que vous avez en main et que vous nous communiquez nous facturerons au temps passé 

Quels sont les avantages d’externaliser la gestion de son agenda ?

La gestion de l’agenda vous permet à vous de pouvoir lever le pied, nous gérons votre agenda de 8h à 19h toute la semaine et de 8h à 12h le samedi. Vous avez juste à nous mettre vos absences et le tour est joué, vous vous retrouver avec des journées de travail rempli (en fonction de vos instructions et du temps libre à votre convenance. La gestion de l'agenda permet aux dirigeants d'entreprises de profiter de plus d'efficacité et d'organisation au quotidien dans leur travail. 

Qui dois-je informer que mon agenda va être partagé ?

Eventuellement votre prestataire avec qui vous travaillez pour l’agenda (qu’il puisse nous ouvrir les accès ou si quelque chose doit être fait pour que nous puissions les avoir) sinon personne.  

Si vous prenez par contre la permanence téléphonique en plus de la gestion de votre agenda, vous pouvez, si vous le souhaitez, prévenir vos clients/patients mais ce n’est pas une obligation, vous faites comme bon vous semble

J’ai un agenda papier mais je souhaite passez à l’agenda numérique, avez-vous la possibilité de reporter tous mes RDV ?

C’est tout à fait possible, nous avons la possibilité de tout mettre à jour de votre agenda papier à votre nouvel agenda numérique. Cela nous prendra plus ou moins de temps en fonction de votre agenda mais c’est tout à fait possible pour nous.