Permanence téléphonique pour entreprise

Notre société est spécialisée dans la permanence téléphonique. Ainsi, nous sommes en mesure de vous proposer tout un panel de services comprenant : un accueil téléphonique personnalisé, un filtrage de vos appels indésirables, le transfert de vos appels ainsi qu’un répondeur totalement personnalisable. 

L’ensemble de ces solutions vous permet de vous concentrer sur ce qui compte réellement pour vous, à savoir, votre cœur de métier. Gain de productivité, économie d’échelle significative, meilleure flexibilité interne… L’externalisation de votre secrétariat est désormais simplifiée ! 

Services en secrétariat téléphonique externalisé :

Accueil téléphonique personnalisé

 

Que vous ayez besoin de véhiculer un message à chaque appel entrant, de contrôler l’image de votre entreprise, ou plus simplement d’externaliser la gestion de vos appels, notre service d’accueil téléphonique est adaptable à chaque situation.  

Détection des numéros de téléphone client ou patient

 

Nous possédons un logiciel, SERENOVIA , permettant de reconnaître un numéro de téléphone lors d’un appel entrant. Cette solution de call tracking vous permet de contrôler à la fois le nombre d’appels reçus, mais aussi leur durée, les numéros appelants, le nombre de transferts d’appels effectués, et d’autres données en fonction de vos besoins.

Filtrage de vos appels indésirables

 

Filtrer les appels entrants ayant pour seul objectif de vous vendre un produit ou un service. Ce filtre automatique vous permet de vous concentrer sur votre activité sans être pollué par des appels n’ayant aucun intérêt business. 

Transfert d’appels

 

Nos solutions de téléphonie nous permettent de gérer simplement vos appels entrants et les transferts à effectuer, en fonction de vos besoins. Simplifiez la gestion des transferts de vos appels entrants grâce à notre offre de services sur-mesure. 

Répondeur personnalisable

 

Nous mettons à votre disposition la possibilité d’enregistrer un message vocal sur le répondeur de votre standard, tout ceci suivant le script que vous nous transmettez.  

Les questions que nos clients nous posent souvent :

A quel type d’entreprise s’adresse le secrétariat externalisé ?

A tout type d’entreprise ! Que vous soyez dans le milieu médical, de l’ordre des avocats, ou de tout autre secteur d’activité, TPE, PME, grandes entreprises, artisans, professions libérales... notre offre est faite pour vous.

Comment est mis en place une permanence téléphonique ?

Lors de la signature de votre contrat, un standard téléphonique personnel vous est attribué grâce à un système de téléphonie sur IP.  

En combien de temps le standard téléphonique peut-il être mis en place ?

Notre réactivité est notre force ! En 1h MAXIMUM nous pouvons mettre en place le standard téléphonique externalisé qui répond totalement à vos besoins. 

Quels sont les avantages de l'externalisation de votre accueil téléphonique ?

En sous-traitant votre standard téléphonique, vous gagnez : 

  • En productivité car votre temps de travail est mieux réparti et moins pollué par les appels entrants 
  • En frais de structure et coûts car vous n’avez pas besoin d’employer une secrétaire pour gérer votre agenda, vos rendez-vous, la gestion de vos appels etc. Mais également car vous n’avez pas besoin d’un espace dédié (bureau) pour la secrétaire 
  • En liberté et charge mentale car vous n’avez aucun temps à consacrer à la gestion des ressources humaines (planning, entretien annuel, échanges divers...) 
  • Une meilleure flexibilité et souplesse dans la gestion quotidienne de votre entreprise, l’avantage principal de passer par un prestataire externe 
  • La possibilité d’obtenir des reporting précis sur l’activité de call tracking de votre entreprise, et potentiellement prendre des décisions en fonction des résultats 
Peut-on mettre en place une permanence téléphonique à distance ?

Tout à fait, il est possible de mettre en place votre standard dans n’importe quelle ville de France, peu importe où vous exercez votre activité. 

A quel moment mettre en place une permanence téléphonique pour votre entreprise ?

A partir du moment où vous voyez un pic d’activité, et donc un pic d’appels entrants au sein de votre structure. Il est aussi possible de mettre cette solution de secrétariat externalisé lorsque l’une de vos secrétaires vous quittent, par exemple lors d’un départ à la retraite. En résumé, à partir de l’instant où vous sentez que votre activité décolle et que vous n’avez pas les ressources humaines nécessaires en interne pour pallier cette hausse.

Comment activé/désactivé mon transfert d’appel ?

Le transfert d’appel s’active et se désactive de la manière suivante :

Activer le transfert sur la permanence téléphonique :
Décrocher le téléphone puis vous tapez : *21*(le numéro de téléphone qui vous a été attribué) #
Le transfert de tous vos appels vers le télésecrétariat est alors activé.

Désactiver le transfert sur la permanence téléphonique :
Décrocher le téléphone puis vous tapez : #21#
Le transfert de tous vos appels vers le télésecrétariat est alors désactivé.

Est-ce la même secrétaire qui répond à nos appels ?

Plusieurs secrétaires peuvent intervenir sur votre dossier. Tout d’abord parce que nous accueillons vos appels 59 heures par semaine, 52 semaines par an, ce qui est très difficile avec les 35h « de base » d’une semaine de travail. De plus, affecter un nombre réduit de télésecrétaires à un dossier se traduirait par un temps d’attente beaucoup trop long. Nous préférons que plusieurs télésecrétaires répondent à vos clients avec une attente réduite à quelques secondes plutôt qu’une seule secrétaire qui les ferait patienter parfois de longues minutes, le temps de finir l’appel en cours.

Doit-on changer de numéro de téléphone en passant par Fiducia ?

Non vous conservez votre numéro de téléphone ! Pour nous utiliser il vous suffit de mettre en place un renvoi de vos appels vers le numéro de téléphone que nous vous communiquerons lors de la création de votre dossier. Ce numéro vous est dédié et permet à notre système téléphonique de savoir que l’appel vous concerne.

Puis-je activer et désactiver le transfert vers Fiducia quand je le souhaite ?

Tout à fait ! Vous gardez la maitrise de l’utilisation de nos services ! L’activation ou la désactivation de votre renvoi peut se faire directement depuis votre téléphone, ou depuis l’espace client de votre opérateur téléphonique.

Quel est le temps d’attente moyen chez Fiducia avant qu’un patient/client soit décroché ?

En toute honnêteté... !

Hormis les lundis matin ou les lendemains des jours fériés, où l’on peut parler d’attente entre 8h et 10h30, avant qu’une télésecrétaire ne décroche, les autres jours et heures de la semaine, le temps d’attente du secrétariat en ligne moyen est de 15 à 20 secondes…

J'emploie une secrétaire qui est déjà sur place suis-je vraiment concerné(e) par la permanence téléphonique ?

Bien sûr, et bon nombre de nos clients ont fait le choix du « secrétariat externalisé » pour tout ou pour une partie de « l’accueil téléphonique » en complément de leur secrétaire sur place.

Nous offrons nos services de permanence téléphonique, 59 heures par semaine et 12 mois sur 12…votre secrétaire effectue 35 heures (minimum) de travail par semaine, bénéficie de vacances et peut s’absenter pour des raisons de maladie. C’est alors que nous avons notre utilité !

En choisissant le transfert d’appels de tout ou une partie de votre accueil téléphonique grâce aux services Fiducia, votre secrétaire va devenir une véritable assistante et pouvoir se consacrer sereinement à son travail : accueil physique de vos patients/clients, frappes de vos courriers, remboursements, etc…

Que deviennent mes appels après la fermeture du secrétariat (après 19H) ?

Lors de la fermeture du télé-secrétariat, un répondeur personnalisé selon votre attente est activé, nous pouvons aussi transférer les appels vers un numéro de portable ou autre.

B R
B R
2 Février 2024
Cassandra est très professionnelle et réactive dans la gestion des appels de ma société. Je recommande les yeux fermés.
Laëtitia Lesieur
Laëtitia Lesieur
1 Février 2024
Excellent service. Avec un rapport qualité prix. Imbattable ! Très réactive et disponible. Je recommande ce service les yeux fermés !
catherine GOARANT
catherine GOARANT
22 Janvier 2024
Je suis très satisfaite des prestations de FIDUCIA qui propose un service sur mesure et s'adapte aux besoins de mon activité. Forte réactivité, des outils simples et efficaces qui garantissent une communication instantanée, le sourire dans la voix en plus! Je recommande vivement cette société.
Sophie Chauveau
Sophie Chauveau
21 Janvier 2024
Je recommande ce secrétariat téléphonique pour sa réactivité,son professionnalisme.Cela fait plusieurs fois que je laisse mes lignes de téléphone,ma clientèle est satisfaite et moi aussi,c est un réel plaisir de partir tranquille.
Sylvie
Sylvie
11 Janvier 2024
Super standard téléphonique Réponds tout à fait à nos attentes Réactivité par rapport aux messages de nos patients Je les recommande fortement. Idéal pour un cabinet d'infirmières
sofiane fadel
sofiane fadel
11 Janvier 2024
Je recommande fudicia services, très bon travail
ERIC AUDROIN
ERIC AUDROIN
10 Janvier 2024
Rien à redire, du devis jusqu'à la prestation. Tarifs clairs, Cassandra est à l'écoute, elle est réactive et très sympa... Si vous avez besoin d'une "assistance" télephonique ou externalisation totale comme moi, n'hésitez pas!
abdelhak.elkinany.avocat
abdelhak.elkinany.avocat
8 Décembre 2023
Notre Cabinet est client de Fiducia et nous sommes très satisfait, mes collaborateurs et moi même recommandons les services de Fiducia, réactivité, confiance, et disponible, au Top merci Cassandra et son équipe.
Noorconceptsecretariat
Noorconceptsecretariat
7 Décembre 2023
Cassandra est une collaboratrice professionnelle toujours dispo et à l’écoute de ses collaborateurs
Loutfi El mrabet
Loutfi El mrabet
7 Décembre 2023
L’équipe FIDUCIA gère et respecte les consignes enfin de satisfaire au mieux mes clients. Cassandra est à l’écoute et disponible.
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